Comment effectuer la comptabilité d’une activité VTC ?
Vous venez de vous lancer comme chauffeur VTC et vous ne savez pas vraiment comment gérer votre comptabilité, ni pourquoi est-ce important ? Nous vous livrons ici un petit guide de survie pour bien réussir votre gestion administrative.
L'importance de la comptabilité lorqu'on est VTC
Selon le régime auquel vous êtes affilié, la gestion de votre entreprise d'un point de vue financier est obligatoire. L'administration fiscale vous impose de suivre des règles et de fournir des documents régulièrement.
Quand est ce que c'est obligatoire
Tenir sa comptabilité est un impératif pour de nombreux type d'entreprises, comme par exemple les sociétés commerciales de type SARL, SAS ou autre. Sachez que vous devez également tenir vos comptes si vous faites partie d'une entreprise individuelle ou si vous avez opté pour un régime réel normal ou un régime réel et simplifié.
Pourquoi fournir ces documents ?
Les documents comptables, comme par exemple le livre des recettes, vous permettent de suivre les fluctuations financières de votre entreprise. L'ensemble de ces documents vous permet d'avoir une vision globale et un suivi comptable régulier de la santé de votre entreprise. Ils vous aident également à remplir plus facilement vos déclarations fiscales
Pourquoi suivre ces règles ?
Tout simplement pour ne pas tomber dans l'illégalité. Les règles à suivre sont différentes en fonction du type d'entreprise que vous avez choisi.
Quelles sont mes obligations ?
Réaliser des factures
Que cela soit via un logiciel spécialisé ou par vous-même, chacunes des transactions que vous effectuez avec un ou plusieurs clients doit être automatiquement facturée. Chaque facture doit comporter un certain nombre d'éléments comme un numéro de facture, la date d'émission, les kilomètres parcourus ou bien encore votre numéro TVA. La facturation est obligatoire à la mise en place des comptes annuels de votre activité, elle permet également de calculer les droits à la TVA ainsi que de calculer votre impôt.
Réaliser un livre de recette
Un livre de recette regroupe l'ensemble des transactions d'année en année que vous avez réalisé. Ce livre permet à l'administration de vérifier les honoraires que vous avez touchés et qu'il n'y a pas eu de fraude de votre part. La réalisation de ce livre demande à ce que vous gardiez pendant au moins 10 ans l'ensemble de vos factures et documents administratifs financiers.
Avoir un compte dédié
Depuis le 1er Janvier 2015, il est obligatoire pour les auto-entrepreneurs de posséder un compte dédié à leur activité professionnelle.
Grâce à ce compte vous aurez une vue immédiate sur vos encaissements, vos frais professionnels ainsi que vos charges et cotisations sociales. Vous pourrez aussi plus facilement justifier l'ensemble de vos transactions bancaires auprès des différents organismes fiscaux.
Qu'est ce que je risque si je ne m'y plie pas
Les obligations comptables ne sont pas à prendre à la légère, ne pas s'y tenir peut vous apporter de gros problèmes.
Une mauvaise tenue de vos comptes
Il existe différents types d'infractions qui peuvent être éviter par une tenue impeccable de vos comptes professionnels.
Il y a l'erreur ou l'absence de comptabilité : celle-ci entraînera une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire. S’il vous manque des documents de facturation ou qu'une facture ne concerne pas l'ensemble des prestations fournies à un client, vous aurez alors fait l'usage d'un faux. A noter que même si ces erreurs proviennent d'un oubli, vous risquez quand même, dans les cas les plus graves, jusque trois ans d'emprisonnement et 45 000€ d'amende.
Mauvaises déclarations
Il est vital pour votre entreprise que vous fassiez votre déclaration de chiffre d'affaires en temps et en heure. En cas de retard vous aurez d'abord à débourser 49€, environs 1,5% du plafond mensuel de la sécurité sociale. Si au bout de 24 mois vous n'avez toujours pas déclaré votre chiffre d'affaire vous serez alors purement et simplement radié et vous perdrez votre statut d'auto-entrepreneur.
A noter que, même si vous n'avez rien touché grâce à votre activité, vous devez déclarer un chiffre d'affaire nul.
Les retards de paiements
Si vous ne payez pas vos cotisations en temps et en heure, vous subirez une majoration par déclaration manquante.
Quelles solutions s'offrent à moi ?
Pour vous aider vous pouvez recourir à des logiciels spécialisés ou à un comptable.
Les logiciels à votre secours
Il existe de nombreux logiciels de gestion comptable spécialisés dans l'activité de véhicule touristique avec chauffeur. Ils offrent un gain de temps certain pour les professionnels. Ils vous permettent également de ne pas avoir à dégager du temps pour rencontrer un comptable notamment dans votre métier ou chaque minute compte.
La plupart de ces logiciels sont directement liés à votre compte professionnel, et vous permettent à tout moment de consulter vos tableaux de bords, vos devis et factures ainsi que votre déclaration TVA. Disponible sur pc ou encore sur portable, votre logiciel comptable vous accompagne partout à moindre frais.
Déléguer pour mieux gagner
Acteur de votre réussite, le comptable de votre entreprise se positionne comme La personne à qui vous devez faire confiance. Il est chargé de réaliser les bilans comptables, les déclarations de chiffres d'affaires ou fiscales. Il peut aussi vous porter conseil dans vos différentes démarches stratégiques et être un réel appui pour vous. C'est le choix à faire si vous voulez privilégier le côté humain. Il travaillera également et le plus souvent en étroite collaboration avec des avocats spécialisés dans votre domaine, ainsi qu'avec des fiscalistes. Vous obtenez de ce fait un service bien plus complet que vous ne l'auriez espéré.
L'importance d'une bonne assurance
Si tenir votre compta vous assure de ne pas avoir de problème avec les administrations fiscales, il est toujours utile de prendre une assurance pour répondre à tous les autres soucis que vous pourriez rencontrer. De la protection juridique suite à un problème sur votre plateforme ou un avis défavorable injustifié, en passant par le dépannage de votre véhicule, les assurances répondent à tous vos autres besoins courants.