Le problème des mauvais payeurs et des impayés, comment y faire face ?

Les mauvais payeurs et les impayés constituent de manière générale une source importante de tracas et de désagréments pour les entreprises. Les clients qui ne payent pas dans les délais sont parfois légion et cela pèse sur la trésorerie d'une entreprise. Les garages, en particulier, ne font pas exception à ce problème. Nous avons rencontré le couple Michaud qui tenait le Garage Michaud en Loire-Atlantique, à Rezé, pour qu'il nous raconte son expérience des mauvais payeurs et la manière dont il a fait face.

Monsieur et Madame Michaud ont acheté en 1984 le garage dans lequel ils ont travaillé 32 années, lui comme mécanicien, elle comme la comptable. Ils avaient alors 25 et 24 ans, il était en apprentissage mécanique et elle s'est formée pour se charger de la comptabilité. 32 ans d'expériences à l'issue desquelles ils ont vendu leur garage fin 2015 pour prendre leur retraite.

1- L'expérience de monsieur & madame Michaud en matière d'impayés

Les différents types de clients

Les clients qui ne paient pas leurs factures à temps, voire qui ne payent pas du tout, sont une réalité qui se subdivise en plusieurs catégories. Il y a le client tout d'abord négligent et qui oublie de payer. Il s'agit de le relancer en lui rappelant sa facture, qu’il va finir par régler. Il y a aussi le client aux conditions modestes, et qui va s'arranger pour payer le plus tard possible, en demandant des facilités de paiement ou en honorant sa facture en plusieurs fois. Et il y a le client carrément malhonnête, avec qui il faut parfois en venir à une judiciarisation du recouvrement. Dans tous les cas, cela exige de l'attention et un temps que l'on voudrait employer ailleurs.

Madame Michaud évoque aussi deux autres types de clients. D'abord, les proches : "les copains en général ne sont pas les meilleurs clients, ils prennent plus de libertés par rapport aux paiements". Il s'agit alors de les relancer sans toutefois les froisser, ce qui n'est pas toujours facile. Sur la vigilance de certains clients, Madame Michaud évoque en premier lieu les clientes, qui par souci d'être bien facturées en général se renseignent au préalable.

Le problème de facturation

Quant au problème de la facturation en tant que telle, concernant "la recherche de panne", son mari avait décidé de ne pas la facturer. Madame Michaud est consciente que cela n'est plus vraiment possible aujourd'hui : "Avec les valises de diagnostic à rentabiliser, l'électronisation des véhicules, c'est différent je suppose". Retrouvez notre article sur l'électronisation

Le delai des paiements

Afin de se prémunir au mieux contre les risques d'impayés, Madame Michaud a décidé de rompre avec les pratiques de son prédécesseur : "Il ne faisait pas payer les clients immédiatement, mais plus tard, selon des règles assez obscures". "Pour résoudre les problèmes de trésorerie, nous avons décidé d'exiger un paiement immédiat, à la sortie du véhicule". "Cela nous a coûté quelques clients, mais au final nous y avons gagné".

En moyenne, les impayés correspondaient à moins de 5% de son chiffre d'affaire. Et d'annoncer, non sans fierté : "Certaines années, nous avons eu zéro impayé". Comment s'y prenaient-ils ?

"Il n'y avait pas de CGV (Conditions Générales de Vente]) chez nous, mais la règle énoncée très clairement, c'était au plus tard 30 jours fin de mois. Mais nous privilégions toujours les paiements à la sortie du véhicule. En cas de surcoût, nous prévenions toujours le client par téléphone. Et pour les grosses factures, nous donnions à nos clients la possibilité de régler en plusieurs fois."

Pour ceux qui malgré tout étaient en retard dans leur paiement : "le classique rappel téléphonique, puis la lettre recommandée, et s'il n'y avait toujours pas de réponse, alors, mon mari pouvait se déplacer pour réclamer directement son dû auprès du client indélicat. En général, cela marchait". Monsieur et madame Michaud avait une clientèle connue et fidèle, une clientèle de voisinage. Dans les cas les plus problématiques et impactant sur leur trésorerie un recours à un prestataire extérieur, une entreprise privée chargée des contentieux, fut nécessaire. Moyennant une marge prise sur leur résultat, ce type d'entreprise se charge des procédures de recouvrement. C'est très efficace… puisque le taux d'impayés du Garage Michaud a alors été divisé par deux !

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2- Impayés et retards de paiement, un fléau pour les entreprises

Le problème concerne, à degrés divers, toutes les entreprises. Pour la santé financière d'une entreprise, être rapidement payée est un enjeu majeur. En effet, un retard de paiement accroît le décalage existant entre les décaissements et les encaissements. Cela diminue la trésorerie disponible qui permet de faire tourner l'entreprise.

Les mesures de l'Etat

L’État a pris des mesures pour lutter contre ce problème qui est d'ordre vital pour une petite entreprise. La loi de modernisation de l'économie (LME) du 4 août 2008 a fixé un délai maximum de paiement entre professionnels à 60 jours calendaires à compter de l'émission de la facture, ou, par dérogation, à 45 jours fin de mois. Si ce délai maximum n'est pas respecté, des pénalités de retards sont exigibles et le mauvais payeur encourt une amende.

La règlementation sur des délais de paiements

Lorsque l'on est un particulier, il n'existe officiellement pas de délai réglementaire. Cependant, il est attendu qu'à son émission, la facture doit être réglée le plus vite possible. En principe, le paiement a lieu à l'achat du bien ou à la fin de la prestation. Comme cela peut être différent dans la réalité, il est fortement recommandé de bien stipuler les délais sur la facture et dans les conditions générales de ventes ainsi que les frais et pénalités dus en cas de retard.

Le dernier rapport de l'Observatoire des délais de paiement évalue le retard moyen à 11 jours en 2018 contre 14 jours début 2016. Face à une situation très loin d'être anecdotique, l’État français a sanctionné 263 entreprises en 2018, sur 2700 établissements vérifiés, pour des retards de paiements, leur infligeant au total plus de 17 millions d'euros d'amendes. Parmi les fautifs contrôlés par la DGCCRF, on trouve des grandes entreprises telles que Danone, CDiscount ou encore Amazon France.

3- Les stratégies de recouvrement

Relances, lettres de mise en demeure

Épisodes souvent inévitables dans la vie d'une entreprise, il existe des procédures qui visent à inciter les clients à honorer leurs factures. La première étape amiable de la tentative de recouvrement consiste à relancer le client retardataire. Cela se fait par des relances téléphoniques, par écrit, ou bien, comme monsieur Michaud le faisait, directement auprès de la personne concernée. La lettre de mise en demeure est l'ultime étape amiable qui souvent permet le règlement du montant dû. Adressée avec accusé de réception, elle met de manière précise le débiteur en demeure de payer ce qu'il doit. La mise en demeure est "progressive" si le créancier a d'abord relancé, sans succès, le débiteur. Auquel cas, le débiteur dispose d'un délai de huit jours pour régler ses dettes. Si le créancier ne passe pas au préalable par une procédure de relance (appel téléphonique, lettre de relance), la procédure est "directe" et laisse alors trente jours au débiteur pour répondre à ses obligations.

Lorsque cette procédure à l'amiable est restée sans suite, le créancier peut alors engager des procédures judiciaires qui vont obliger le client indélicat à régler ses dettes. Parmi ces procédures de recouvrement, on trouve l'injonction de payer, le référé provision ou encore l'assignation en paiement.

L'externalisation de la gestion

Externaliser la gestion du poste client (suivi, relance, recouvrement) est possible et évite parfois bien des tracas. Outre le recours à des entreprises privées chargées des contentieux, une alternative consiste à souscrire une assurance-crédit pour se protéger des défauts d'impayés et donc protéger sa trésorerie. La santé financière de ses clients est surveillée, et, en cas de non-paiement, l'assurance se charge des démarches de recouvrement amiables ou judiciaires. Et si ces démarches n'aboutissent pas, une indemnité couvre les impayés. Une solution qui présente des avantages évidents.

Nos conseils pratiques

• Établir des Conditions Générales de Vente claires et précises qui recensent les différents cas possibles

• Communiquer clairement les informations de facturation

• Réaliser des factures bien conformes à la législation

• Vérifier, si possible, en amont, la solvabilité des clients

• Implémenter un système rigoureux de relance, et hiérarchiser

• Pour les montants conséquents, faire appel à un prestataire extérieur chargé du recouvrement

• Éventuellement, si le taux d'impayés est trop préjudiciable, souscrire une assurance-crédit

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