En cette période, votre santé et celle des autres doivent être votre priorité. L'essentiel est d'abord de prendre de soin vous et votre famille.
Néanmoins, il est légitime de vous soucier également de la continuité de votre activité et de vos relations avec vos clients.
Entre baisse d'activité, organisation du télétravail, réorganisation de vos équipes ou celles de vos clients et émotion forte suscitée par la crise, votre activité est impactée par la situation actuelle et vous faites face à des nouvelles épreuves.
Conscients de ces bouleversements et en tant que spécialiste des petites entreprises, +Simple vous accompagne dans la gestion de votre activité et de relation prospects/clients.
1. Gérez les annulations, reports et les renégociations de vos prestations, demandées par vos clients
Baisse d’activité, difficultés financières, annulation d’évènements … l’impact de la pandémie de Coronavirus commence à se faire ressentir sur vos clients. Face à ces nombreuses épreuves, vos clients sont nombreux à vous demander l’annulation, le report ou la renégociation de votre contrat freelance. Quels sont leurs droits ?
L’épidémie du COVID-19 est considérée comme un cas de force majeure par le gouvernement. A titre d’information, un cas de force majeure est un évènement imprévisible au jour de la conclusion du contrat, extérieur à la personne et inévitable quelles que soient les mesures mises en place.
Important : Cette définition implique que la date de conclusion du contrat est très importante. Si votre contrat a été conclu AVANT la pandémie du Coronavirus, celle-ci sera considérée comme force majeure. En revanche, si le contrat PENDANT le virus, il sera difficile de débattre en faveur du cas de force majeure.
Ainsi, votre client peut procéder aux démarches suivantes :
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Si l’empêchement de votre client est temporaire, vos prestations seront reportées. On parle de suspension du contrat.
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Si l’empêchement de votre client est définitif, votre contrat sera annulé. On parle de résolution ou rupture de contrat.
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Votre client peut également vous demander la renégociation de votre contrat, à cause du coronavirus. Votre client peut avoir recours à cette solution si et seulement si les conditions suivantes sont remplies : le changement est imprévisible au moment de la conclusion du contrat, le contrat doit être onéreux, pour vous ou votre client et enfin, le contrat doit exclure le support du risque par l’un de vous.
A savoir : en cas de force majeure, les dommages et intérêts prévus par le contrat ne seront pas applicables.
Au vu de la crise sanitaire, il se peut également que vos clients aient des difficultés de paiement. Il est possible donc que vous deviez faire face à des impayés ou à des retards de paiements. La situation étant particulière, nous vous invitons à privilégier le dialogue si vous pouvez vous le permettre financièrement. Sinon, procédez aux démarches habituelles : relances, mise en demeure et recouvrement.
2. Gérez votre contrat de travail et vos prestations
Garde d’enfants, soucis médical, contamination … suite au coronavirus, nombreuses circonstances peuvent affecter votre travail. Tout comme votre client, vous avez également le droit d’annuler, reporter, renégocier votre contrat en cas de force majeure, si celui-ci a été conclu avant le COVID-19. (En effet, le cas de force majeure sera difficile à débattre si le contrat a été signé pendant le coronavirus. )
Pour procéder à une annulation ou un report, vérifiez bien que votre contrat :
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Prévoit : le cas et les conditions de force de majeure
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NE prévoit PAS : le support du risque de force majeure par l’un des contractants, ni l’exclusion de la pandémie comme force majeure.
Si les conditions du contrat incluent le cas de force majeure, informez ensuite votre client de votre impossibilité à réaliser votre prestation, face aux circonstances exceptionnelles du COVID-19.
Contrairement aux procédures « classiques », l’annulation ou le report de votre contrat pour cas de force majeure n’implique pas de dommages et intérêts. Vous n’êtes pas tenu responsable et vous n’avez pas d’obligation d’indemniser vos clients.
Au besoin, pour vos questions juridiques, n’hésitez pas à contacter notre assistance juridique, prévu dans votre contrat d’assurance multirisques.
3. Communiquez régulièrement avec vos clients.
En cette période difficile, la communication est clé. +Simple vous partage quelques astuces pour maintenir une relation client sereine et professionnelle.
1. Adoptez les bons outils de communication, de travail et soyez force de proposition.
Zoom, Whereby, Google Meet ... il existe de nombreux logiciel de vidéo conférence pour travailler à distance. Planifiez vos réunions avec Calendly. Utilisez des documents de partage pour co-créer des documents : Google Docs, Microsoft Teams mais aussi Adobe XD ou Invision pour vos maquettes et vos prototypes. N'hésitez pas à échanger avec votre client sur votre manière de travailler afin que vous soyez efficace, ensemble.
2. Concentrez-vous sur ce qui est important pour votre client : souciez-vous de leur situation et proposez votre aide, si vous le pouvez.
3. Réassurez votre client.
Echangez régulièrement sur l'avancement de votre projet, afin de le réassurer et le fidéliser sur le long de terme.
4. Concentrez-vous sur l'empathie, plutôt que d'essayer de créer des opportunités de vente.
Tenez compte du contexte lorsque vous démarchez votre client. Soyez empathique, mais restez professionnels.
5. Adoptez une attitude réaliste mais positive.
Malgré la crise, il est important de maintenir une relation client sereine. Partagez les bonnes pratiques Préparez-vous ensemble les temps meilleurs et essayez de tirer profit de cette situation.
4. Tirer profit des outils en ligne pour les Freelances
+Simple a sélectionné pour vous les meilleurs outils pour vous accompagner en cette période. Découvrez les solutions en ligne de financement, de télétravail, de formation et de méditation.
Financement
Mauvais mois ? Vous avez besoin de trésorerie pendant cette période de crise ? Des solutions de microcrédit, en ligne, simple et rapide existent en ligne. Découvrez :
Télétravail
Organisation de projets à distance, outils de communications … ces outils deviennent indispensables cette période. Voici une petite liste pour vous accompagner :
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Whereby : Outil de visioconférence pour vos réunions
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Slack : Communiquer avec vos équipes
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Trello : Gérer vos projets en ligne, facilement
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Calendly : Planifier vos réunions sans envoyer ni recevoir de mail
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Hubspot : Gérer vos clients et prospects grâce à ce CRM complet et gratuit
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Wetransfer : Transférer des fichiers lourds par e-mail
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Invision : Collaborer sur des prototypes et des maquettes facilement
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Adobe XD : Travailler en équipes sur des maquettes, facilement réalisables
Formation
Envie de profiter d’un temps calme pour vous former sur un sujet qui vous passionne ? Profitez de cours en ligne sur les plateformes suivantes :
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Bien-être et gestion du stress
En confinement, difficile de séparer vie familiale et vie professionnelle. Votre moral peut en prendre un coup et vous pouvez rencontrer des difficultés à gérer votre stress. +Simple vous recommandent alors l’utilisation de solutions de méditations en ligne. Prendre soin de soi et de son mental est essentiel.
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